Springkasteel huren op factuur voor je vereniging

Springkasteel huren op factuur voor je vereniging

Je organiseert een clubfeest, ledennamiddag of activiteit voor de jeugdwerking. De datum ligt vast en het bestuur wil een springkasteel reserveren. Dan komt naast de praktische planning ook een administratieve vraag boven: kan de vereniging een factuur krijgen?

Ja. Mare Factory kan voor verenigingen een factuur opmaken. Door de juiste gegevens meteen door te geven, blijft het dossier duidelijk voor de penningmeester, de organisator en de vrijwilliger die op de dag zelf aanwezig is.

Factuur of betalen bij levering

De gewone betaalmogelijkheden bij Mare Factory zijn bankkaart, creditcard of gepast cashgeld bij de levering. Voor bedrijven, scholen en verenigingen is facturatie mogelijk. Geef bij je aanvraag of reservatie duidelijk aan dat de huurder een vereniging is en dat je een factuur wenst.

Wacht daarmee liever niet tot het springkasteel wordt geleverd. De persoon op het terrein kent misschien niet de officiële naam, het factuuradres of het ondernemingsnummer. Als het bestuur die gegevens vooraf bezorgt, hoeft niemand tijdens de opbouw nog in oude mails of documenten te zoeken.

De actuele betaal- en facturatieopties vind je bij de veelgestelde vragen van Mare Factory.

Wanneer komt Peppol in beeld

Heeft je vereniging een actief btw-nummer en valt de factuur onder de Belgische B2B-verplichting? Dan moet de gestructureerde factuur sinds 1 januari 2026 via Peppol of een toegestaan alternatief volgens de Europese norm worden uitgewisseld. Mare Factory vermeldt daarom dat facturen voor btw-plichtige organisaties via Peppol worden verzonden.

Peppol is niet hetzelfde als een PDF-factuur per e-mail. De factuurgegevens worden gestructureerd tussen facturatie- of boekhoudsoftware uitgewisseld. Weet je niet zeker of de vereniging btw-plichtig is of welke uitzondering geldt? Vraag het aan de penningmeester of boekhouder. Zo vermijd je dat je op basis van de verenigingsvorm alleen een verkeerde keuze maakt.

Houd factuuradres en feestadres uit elkaar

Bij een vereniging is de officiële zetel vaak niet de plaats van het evenement. Het springkasteel kan bijvoorbeeld op een terrein in Herentals staan, terwijl de administratie op een ander adres gebeurt. Zet daarom het factuuradres en het leveringsadres duidelijk apart.

Geef ook twee rollen door wanneer die verschillen: de persoon die de administratie opvolgt en de contactpersoon die bij levering aanwezig is. Die tweede persoon wijst de opstellingsplaats aan, neemt de veiligheidsuitleg door en blijft bereikbaar bij de ophaling.

Welke gegevens geef je vooraf door

Met deze korte checklist kan het bestuur de reservatie voorbereiden:

de officiële naam van de vereniging of vzw

het factuuradres en het ondernemings- of btw-nummer, als dat van toepassing is

de gegevens die jullie boekhouding nodig heeft, zoals een interne referentie

de naam en contactgegevens van de penningmeester of administratieve contactpersoon

het volledige adres van het evenement en een bereikbaar telefoonnummer voor de levering

de datum, het gekozen springkasteel en eventuele praktische opmerkingen over de locatie

Deze lijst is vooral bedoeld om correcties te voorkomen. Heeft jullie boekhouding een eigen bestelbon, kostenplaats of goedkeuringsstap, regel die dan vóór de reservatie en vermeld de nodige referentie meteen.

De praktische controle blijft even belangrijk

Een correcte factuur lost de praktische voorwaarden niet op. Voor de levering is algemeen een vrije doorgang van minimaal 1,10 meter nodig. Rond het springkasteel moet minstens twee meter vrije ruimte blijven. Buiten is een vlakke, propere ondergrond nodig die geschikt is voor veilige grondverankering, plus een bereikbaar stopcontact binnen 25 meter.

Tijdens het gebruik moet altijd minstens één volwassen en verantwoordelijke toezichthouder aanwezig zijn. Spreek in het bestuur vooraf af wie die taak opneemt. Een factuurcontact en een toezichthouder mogen twee verschillende personen zijn, zolang voor iedereen duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

Bekijk stap voor stap hoe huren bij Mare Factory werkt, van reservatie tot ophaling.

Reserveer pas met de juiste organisatiegegevens

Kies eerst een model dat past bij de beschikbare ruimte en de leeftijd van de kinderen. Noteer daarna de officiële factuurgegevens, de eventlocatie en de contactpersoon ter plaatse. Moet er later toch iets wijzigen, neem dan zo snel mogelijk contact op. Een wijziging is pas definitief wanneer Mare Factory die heeft bevestigd.

Je kunt het actuele aanbod springkastelen bekijken en meteen controleren wat op jullie datum beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Kan een vzw een factuur krijgen?

Ja. Mare Factory vermeldt facturatie als mogelijkheid voor bedrijven, scholen en verenigingen. Geef de officiële factuurgegevens vooraf door.

Moet elke vereniging Peppol gebruiken?

Niet automatisch. De Belgische B2B-verplichting draait om btw-plichtige ondernemingen en kent uitzonderingen. Controleer de status van je vereniging bij de penningmeester of boekhouder. Mare Factory verzendt facturen voor btw-plichtige organisaties via Peppol.

Mag het factuuradres verschillen van het feestadres?

Ja. Vermeld beide adressen duidelijk en geef daarnaast een contactpersoon ter plaatse door. Zo komt de administratie op de juiste plek en de levering op het juiste terrein.

Klaar om met je vereniging te reserveren

Organiseer je een activiteit in Herentals, Noorderwijk, Olen, Geel, Westerlo, Herenthout, Zoersel of Zandhoven? Bekijk dan het aanbod en verzamel de factuur- en locatiegegevens van je vereniging. Twijfel je over Peppol, de opstellingsplaats of het juiste model?

Neem dan gericht contact op met Mare Factory. We bekijken graag wat voor jullie datum en locatie praktisch haalbaar is.